Sayaç okuma firmasından, Ahmet Bey’e kimin ne kadar borçlandırılacağına dair bir tablo geliyor.
Artık her bir dairenin Sıcak su için ne kadar, Isınma için ne kadar ödemesi gerektiği adil bir şekilde hesaplanmış olup, artık bu tablodaki kişilerin hesaplanmış tutarlar kadar borçlandırılması gerekmekte.
Bunun için tek tek kişileri borçlandırmak yerine, bu tablonun Apsiyon’a aktarılması sağlanarak, tek seferde toplu bir şekilde de gerçekleştirilebilir.
Tanımlama
Bunu için, öncelikle kişilerin;
“Dairemin bu ayki ısınma bedeli ne kadar?”
“Sıcak su’dan ne kadar borçlandırıldım?” gibi bazı soruların cevaplanabilmesi için, tablodaki “Isınma” ve “Sıcak su” gibi tüm hizmet başlıklarının, uygulama içerisinde de belirtilmesi gerekmektedir. Bunun için ilk önce
Tanımlar > Gider Tanımları alanından Yeni Gider Tanımı butonuna tıklıyoruz.
Gider adı : olarak dosyamızda yazan hizmet başlıklarını ya da daire sakinlerinin çok daha kolay bir şekilde anlayabilecekleri “Isınma Bedeli” gibi bir tanım yapıp “Kaydet” butonu ile kaydediyoruz.
**Bu işlemi, tablodan borçlandırılacak tüm hizmet başlıkları için tekrarlıyoruz.
Grubu : alanında da eğer hizmet türünüzün bağlı bulunduğu bir üst başlık varsa,
Örneğin, Elektrik giderleri > Ortak Alan Elektriği gibi bir Gider Gurubu > Gider Tanımı yapısı kurmak istiyorsanız, Tanımlar > Gider Grubu alanından “Elektrik Gideri” gibi üst başlığımızı belirtiyor, ardından Gider tanımı ekranına gelerek Grubu kısmında az önce tanımladığımız Elektrik giderlerini seçiyoruz.
Borçlandırma
Aktarımın sorunsuz bir şekilde sağlanabilmesi için dikkat edilmesi gereken en önemli kural; borç dosyasında belirtilen Blok, Daire bilgileri ya da Daire Kodlarının Apsiyon’daki tanımlarla birebir aynı olması gerekmektedir.
Aktarım için 2 farklı yöntem izlenebilir.
1 ) Yöntem (Tavsiye Edilen) : Firmadan alınan borç dosyasındaki veriler, Apsiyon Borç aktarım tablosuna aktarılarak, bu tablo üzerinden borçlandırma sağlanabilir.
2 ) Yöntem : olarak da Firmadan alınan Borçlandırma dosyası, Apsiyon borç
aktarım formatına uygun hale getirilerek bu dosya üzerinden borçlandırma
sağlanabilir.
1 ) Yöntem
Finans > Aidat İşlemleri > Excel'den borç yükleme alanına geldikten sonra,
Daire Listesini İndir butonuna tıklıyoruz. Ardından bilgisayarımıza inen Excel tablosunu açıyoruz.
Bu tabloda Tipi, Grubu, Arsa payı, Metrekare gibi bu işlemde kullanmayacağımız kolonları siliyoruz.
Başka bir pencerede de firmadan aldığımız borçlandırma dosyasını açıyoruz.
Tablodaki daire numaraları ile Apsiyon’dan indirdiğimiz daire numaraları birbirleri ile uyuşmakta.
Şimdi, Isıtma Sabiti, Isınma Bedeli ve Servis / Kiralama Ücreti başlıklarını Borçlandırma tablomuzda Gider 1,2,3,4 alanlarına yazalım ve her bir dairenin bu kalemlerde ne kadar borçlandırılması gerektiğini belirtelim.
Not : Eğer Apsiyon üzerinde oluşacak borçlandırma satırlarında herhangi bir açıklama yapılmak isteniyorsa, her bir gider türünün yanındaki kolonlarda da
Isınma Sabiti Açıklaması, Isınma Bedeli Açıklaması gibi başlıkların eklenmesi gerekmektedir. Zorunlu değildir.
Tablomuz hazır.
Artık Apsiyon’a aktarabiliriz.
Finans > Aidat işlemleri > Excelden borç yükleme alanına geliyoruz ve
Dosya Yükle butonuna tıklayıp, hazırladığımız Excel tablosunu seçiyoruz.
Not : Yüklenecek Excel dosyasının uzantısının, “.xls” veya “.xlsx” olduğuna emin olunuz.
- Oluşacak makbuzların Evrak Tarihlerini belirleyiniz.
- Borçlandırma dönemini belirleyiniz.
- Borçlandırmanın son ödeme tarihini belirleyiniz.
- Gecikme tazminatı uygulanacak ise kutucuğu işaretleyiniz.
- Tazminat uygulanacaksa tazminatın başlatılacağı tarihi belirleyiniz.
- Borçlandırmanın kime yapılacağını belirleyiniz.
- Borç dairelere de dağıtılmasını istiyorsanız boş bırakınız.
- Yeni evrak oluştur butonuna tıklayarak, aynı parametrelerdeki aidat makbuzuna ek bir satır olarak ekleme yapmayıp, ayır bir evrak oluşturmasını sağlayabilirsiniz.
- Borçlandırma satırlarının haricinde oluşacak aidat makbuzunun açıklama alanında ek bir açıklama yapmak istiyorsanız belirtiniz.
Kolon seçimi alanına geldiğimizde, her bir kolon üzerinde yer alan kutucuklara tıklayarak, tablodaki kolonların, Apsiyon’daki karşılıklarını seçiyoruz.
Üstteki gösterimde yapılan işlemde “Isıtma Sabiti” ve “Isıtma Sabiti Açıklama” kolonları seçilmiş oldu. Şimdi borçlandırma yapmak istediğiniz tüm kalemler için aynı işlemi tekrar ediyoruz ve
“Ön izle” butonuna tıklıyoruz.
Her bir borçlandırma satırları karşımıza geliyor.
10 daire için 4 farklı kalemde yapılacak olan borçlandırma için 10 adet aidat makbuzu ve detayları karşımıza gelmekte olup,
Onayla butonuna tıklamanızla birlikte, ilgili kişilerin borçlandırma işlemi tamamlanacaktır.
Aşağıda görüldüğü gibi 10 daire için de borçlandırma tamamlanmış olup,
Serkan Bey’in 141,96 TL’lik borçlandırmasının hangi kalemlerden oluştuğunun detayını da ilgili satıra tıklayarak aşağıdaki şekildeki gibi görebiliriz.
