Kat malikleri, Kiracılar ve Daire sakinlerinin devreden bakiyeleri de dahil bir çok bilgiyi bu yöntemle kolayca içeri aktarabilirsiniz.


Apsiyon'a başlarken daha öncesinde kullanmış olduğunuz uygulamadan ya da takip ettiğiniz Excel tablolarından uygulamaya kolayca aktarılabilmesi için, öncelikle Apsiyon  import dosyasını indirin.


Atlas Import Dosyasını İndirmek için TIKLAYINIZ.



Aktarım Dosyasına İlk Bakış



Apsiyon aktarım dosyasına ilk bakışımızda toplamda 3 ana başlıktan oluştuğunu görebiliriz. Bunlar; Daire BilgileriKişiDevir Bakiye başlıklarıdır. Malik ve Kiracı bilgilerinin nasıl eklendiğine geçmeden kısaca bu

başlıklara göz atalım.




Daire Bilgileri 


Bu başlık içerisindeki tek zorunlu alan "Daire No" bilgisidir. Diğer bilgiler zorunlu olmamakla birlikte detay verilmek istenirse doldurulabilir. Bu noktada doldurulmasını tavsiye ettiğimiz alan Aidat (TL) sütunudur. Bu sütun özetle site sakinlerinin ödedikleri aidat tutarını ifade eder.




Kişi


Bu başlık içerisindeki zorunlu alanlar ise; "Tip", "Ad Soyad - Unvan" ve "Giriş Tarihi"dir. Diğer bilgiler yine zorunlu olmamakla birlikte detay verilmek istenirse doldurulabilir. Doldurulmasını özellikle tavsiye ettiğimiz alanlar ise "E-Posta ve Cep Telefonu" alanlarıdır.





Daire Bilgileri 


Bu başlık içerisindeki zorunlu alan bulunmamaktadır. "Borç" sütunu site sakininin siteye olan borcunu, "Alacak" sütunu ise siteden olan alacağını ifade eder. Faiz sütunu ise borca uygulanmış olan gecikme tazminatını ifade eder.







Kat Maliki Nasıl Eklenir?


Bir site sakinini kar maliki olarak tanıtabilmek için Tip sütununu 'M' ya da 'Malik' şeklinde doldurmamız yeterlidir. Bu alanda dikkat etmemiz gereken en önemli nokta her dairenin mutlaka kat maliki bilgisi olmalıdır. Aşağıdaki görselde A Blok 1 No'lu dairedeki malikin Eren Çakmak olduğunu görüntüleyebiliriz.






Kiracı Nasıl Eklenir?


Az önce her daire için bir malik bilgisinin zorunlu olduğunu söylemiştik. Şimdi ise malik bilgisini girdiğimiz dairenin kiracı bilgisini ekleyebiliriz. Daireye ait kiracıyı eklemek için yine "Tip" sütununu "K" ya da "Kiracı" şeklinde doldurabiliriz.






Hisseli Kullanım


Eğer bir dairede hisseli olarak birden fazla malik ya da kiracımız varsa, ilgili kişileri aynı daire bilgileri ile kaydetmemiz durumunda sistem otomatik olarak hisseli kullanım algılamaktadır.


Buna istinaden aşağıdaki görsele baktığımızda, A Blok Daire 1' deki maliklerin hisse payları ½ ' dir. Böylece Apsiyon üzerinden bir aidat toplu borçlandırma işlemi yaptığımızda (200 TL) bu daire maliklerine 100'er TL tahakkuk edecektir.





Detaylı Alanlar (Site Sakinine Ait Daha Fazla Bilgi)


Eğer aktarım dosyanızı site sakinlerinizin daha detaylı bilgileri ile doldurmak isterseniz, dosyadaki gizli alanları açarak daha detaylı bilgilere erişebilirsiniz. Bu alanlardan bazıları; Evcil Hayvan, İkincil Telefon, İkinci E-posta, Adres, Muhasebe Kodu, Özel Alan ve Araç Bilgileridir. İlgili alanlara erişebilmek için aşağıdaki görselde bulunan + ikonuna basabilirsiniz.





Sık Sorulan Sorular


Girdiğim bilgileri daha sonra güncelleyebilir ya da ekleme yapabilir miyim?


Excel dosyasına girdiğiniz bilgileri Apsiyon'a aktarıldıktan sonra da güncelleyebilir ya da eklemeler yapabilirsiniz.


Birden fazla e-posta adresimi nasıl girebilirim?


Detaylı alanlardaki ikincil e-posta adresi sütununda her bir mail adresi arasına virgül koyarak girebilirsiniz.

Örnek: test@test.com,test1@test.com


Muhasebe kurulumu için muhasebe kodlarımı girmek zorunda mıyım?


Hayır. Talebiniz doğrultusunda tek düzen hesap planı kurularak tüm kişi, cari, gelir, gider ve genel hesaplarınıza otomatik kod verilip muhasebe entegrasyonu hemen kurulabilir.




Sık Yapılan Hatalar 


Sadece kiracı bilgilerinin girilmesi


Her dairenin bir kat maliki bilgisi olması gerektiğini daha önce belirtmiştik (Sayfa 4)


Telefon, TC Kimlik vb. alanları yanlış ya da fazla doldurmak


Bu alanlar sütuna özel alanlar olduğu için eğer bir not eklenmesi gerekiyorsa detaylı alanları açarak "Özel Alan" sütununu doldurabilirsiniz. Ayrıca karakter ve eksik kullanıma dikkat edilmelidir.


Hatalı örnekler;


05350000001 Emin Bey'in Numarası

00000000001 Kevser Hanım'ın TC Kimliği 

10 Haneli TC Kimlik No

+905350000001


Kişiler için devir bakiyesini yazıp kasa için devir bakiye alanını boş bırakmak


Kasa devir bakiyesi daha sonra Apsiyon üzerinden girilebilir ancak Excel dosyasında tek seferde belirtmek daha hızlı ve pratik olacaktır.





Kategori Bazında Evrak Takibi Nedir? (Opsiyonel)


Eğer bir site sakinini Aidat kalemi haricinde diğer kalemler (Doğalgaz, Elektrik, Demirbaş vb.) üzerinden borçlandırıyor ve bu kalemlerin takibini kendi kategorileri üzerinden yapmak istiyorsanız, aktarım dosyanızı doldururken bu kalemleri kategori alanında belirtebilirsiniz. Kategorili kullanımın sağlayacağı en büyük avantaj, kategori bazında borçlandırma ve tahsilat işlemi yapmanız olacaktır.


Görseldeki "Ali Güven" isimli kiracının hem "Aidat" hem de "Doğalgaz" dan toplam 300 TL devir borcu olduğunu varsayalım. Bir sonraki ay kiracımız sadece Doğalgaz borcunu ödemek istediğini belirterek 200 TL para göndermiştir. Kategorili sistem aktif olduğu için site yönetimi bu tahsilatı sadece Doğalgaz kategorisi altında gerçekleştirebilmektedir.







Kategori Alanının Doldurulması


Eğer devir bakiye alanını kategori ile dolduruyorsanız, her malik/kiracının kaydını bir alt satıra girerken her satırda kişi bilgilerinin aynı olmasına dikkat etmelisiniz. Aşağıdaki görselde yer alan kullanımlar hatalı ve doğru kullanımlara birer örnektir.





Kategori Alanını En Kolay Nasıl Doldurabilirim?


Her satırı tek tek aynı bilgiler ile doldurmak zaman kaybına neden olabilir. Bu sebeple dosyayı doldurmadan önce aşağıda belirttiğimiz şekilde ilerlemeniz hem doğru hem de hızlı bir şekilde dosyayı doldurmanızı sağlayacaktır.


Öncelikle tüm site sakinlerinin bir kategori ile verileri girilir.


Aşağıdaki örnekte tüm site sakinlerimizin aidat borçları ile birlikte verilerini girdik. Artık kişi bilgilerine herhangi bir ekleme ya da çıkarma yapmayacağımızdan eminiz.









Kasa ve Banka Tanımları




Nakit ve Banka Kasalarınıza ilişkin tanımlamaları bu alan üzerinden rahatlıkla yapabilirsiniz. Doldurulması gereken tek zorunlu alan Kasa Adı'dır.


Daha önce belirttiğimiz gibi, eğer site sakinleri için devir bakiyeleri girdiyseniz, aynı devir tarihini baz alarak kasa bakiyelerinizi de girebilirsiniz.


Bu noktada Borç sütunu kasanın içerisindeki bakiyeyi ifade etmektedir.





Gelir Tanımları



Gelir tanımları, sitenize ait olan gelirlerinizin tanımlandığı alandır. Belirlemiş olduğunuz devir tarihinde, gelir kalemlerinize ait bakiye bilgilerini "Alacak" sütun başlığına doldurabilirsiniz.






Gider Tanımları



Gider tanımları, sitenizin yapmış olduğunuz giderlere yönelik tanımlamaları yapacağınız alandır. Belirlemiş olduğunuz devir tarihinde, gelir kalemlerinize ait bakiye bilgilerini "Borç" sütun başlığına doldurabilirsiniz. Bu gider tanımlarınızı herhangi bir grup altında takip etmek isterseniz "Grubu" sütun başlığını doldurmanız yeterli olacaktır. Bu sayede, sistemi kullanırken alacağınız raporlarda, grup bazında rapor alabilirsiniz.





Cari Tanımları



Bu alan içerisinde doldurulması gereken tek zorunlu alan "Firma Unvanı"dır. Carilerinizin size olan borcu için "Borç", sizden olan alacakları için ise "Alacakları" kısmını doldurmalısınız.






Genel Hesap



Cari alanlara gelir-gider ve kasa tanımlarına yazamadığınız ancak siteniz üzerinden takip etmek istediğiniz tanımlamaları yapacağınız alandır.


Örneğin; demirbaşlarınızı, personellerinizi vb. kayıtlarınızı bu alan üzerinden takip edebilirsiniz.