Kat malikleri ve kiracıların devreden bakiyeleri de dahil birçok bilgiyi bu yöntemle kolayca içeri aktarabilirsiniz.

Aktarım Dosyasına İlk Bakış

Apsiyon aktarım dosyasına ilk bakışta toplamda 3 ana başlıktan oluştuğunu görebiliriz. Bunlar; Daire Bilgileri, Kişi, Devir Bakiye başlıklarıdır. Malik ve Kiracı bilgilerinin nasıl eklendiğine geçmeden kısaca bu başlıklara göz atalım.

Daire Bilgileri 

Bu başlık içerisindeki tek zorunlu alan "Daire No" bilgisidir. Diğer bilgiler zorunlu olmamakla birlikte detay verilmek istenirse doldurulabilir. Bu noktada doldurulmasını tavsiye ettiğimiz alan Aidat (TL) sütunudur. Bu sütun daire sakinlerinin ödedikleri aidat tutarını ifade eder.

Kişi

Bu başlık içerisindeki zorunlu alanlar ise; "Tip", "Ad Soyad - Unvan" ve "Giriş Tarihi"dir. Diğer bilgiler yine zorunlu olmamakla birlikte detay verilmek istenirse doldurulabilir. Doldurulmasını özellikle tavsiye ettiğimiz alanlar ise "E-Posta ve Cep Telefonu" alanlarıdır.

Daire Bilgileri 

Bu başlık içerisinde zorunlu alan bulunmamaktadır. "Borç" sütunu daire sakininin siteye olan borcunu, "Alacak" sütunu ise siteden alacağını ifade eder. Faiz sütunu ise borca uygulanmış olan gecikme tazminatını ifade eder.

Kat Maliği Nasıl Eklenir?

Bir daire sakinini kat maliği olarak tanıtabilmek için Tip sütununa "M" yazmanız yeterlidir. Bu alanda dikkat etmeniz gereken en önemli nokta her dairenin mutlaka kat maliği bilgisi olmalıdır. Aşağıdaki görselde A Blok 1 Nolu dairedeki maliğin Eren Çakmak olduğunu görüntüleyebiliriz.

Kiracı Nasıl Eklenir?

Az önce her daire için bir malik bilgisinin zorunlu olduğunu söylemiştik. Şimdi ise malik bilgisini girdiğimiz dairenin kiracı bilgisini ekleyebiliriz. Daireye ait kiracıyı eklemek için "Tip" sütununu "K" yazmanız yeterlidir.

Hisseli Kullanım

Eğer bir dairede hisseli olarak birden fazla malik ya da kiracımız varsa, ilgili kişileri aynı daire bilgileri ile kaydetmemiz durumunda sistem otomatik olarak hisseli kullanım algılamaktadır.

Buna istinaden aşağıdaki görsele baktığımızda, A Blok Daire 1'deki maliklerin hisse payları ½ ' dir. Böylece Apsiyon üzerinden bir aidat toplu borçlandırma işlemi yaptığımızda (200 TL) bu daire maliklerine 100'er TL tahakkuk edecektir.

Detaylı Alanlar (Site Sakinine Ait Daha Fazla Bilgi)

Eğer isterseniz aktarım dosyanızı daire sakinlerinizin daha detaylı bilgileri ile doldurabilirsiniz. Bu alanlardan bazıları; Evcil Hayvan, İkincil Telefon, İkinci E-posta, Adres, Muhasebe Kodu, Özel Alan ve Araç Bilgileridir.

Sık Sorulan Sorular

Girdiğim bilgileri daha sonra güncelleyebilir ya da ekleme yapabilir miyim?

Excel dosyasına girdiğiniz bilgileri Apsiyon'a aktarıldıktan sonra da güncelleyebilir ya da eklemeler yapabilirsiniz.

Birden fazla e-posta adresimi nasıl girebilirim?

Detaylı alanlardaki ikincil e-posta adresi sütununda her bir mail adresi arasına virgül koyarak girebilirsiniz.

Örnek: test@test.com,test1@test.com

Sık Yapılan Hatalar 

Sadece kiracı bilgilerinin girilmesi

Her dairenin bir kat maliki bilgisi olması gerektiğini daha önce belirtmiştik.

Telefon, TC Kimlik vb. alanları yanlış ya da fazla doldurmak

Bu alanlar sütuna özel alanlar olduğu için eğer bir not eklenmesi gerekiyorsa detaylı alanları açarak "Özel Alan" sütununu doldurabilirsiniz. Ayrıca karakter ve eksik kullanıma dikkat edilmelidir.

Hatalı örnekler;

05350000001 Emin Bey'in Numarası

00000000001 Kevser Hanım'ın TC Kimliği 

10 Haneli TC Kimlik No

+905350000001

Kişiler için devir bakiyesini yazıp kasa için devir bakiye alanını boş bırakmak

Kasa devir bakiyesi daha sonra Apsiyon üzerinden girilebilir ancak Excel dosyasında tek seferde belirtmek daha hızlı ve pratik olacaktır.

Kategori Bazında Evrak Takibi Nedir? (Opsiyonel)

Eğer bir daire sakinini Aidat kalemi haricinde diğer kalemler (Doğalgaz, Elektrik, Demirbaş vb.) üzerinden borçlandırıyor ve bu kalemlerin takibini kendi kategorileri üzerinden yapmak istiyorsanız, aktarım dosyanızı doldururken bu kalemleri kategori alanında belirtebilirsiniz. Kategorili kullanımın sağlayacağı en büyük avantaj, kategori bazında borçlandırma ve tahsilat işlemi yapmanız olacaktır.

Görseldeki "Ali Güven" isimli kiracının hem "Aidat" hem de "Doğalgaz" kategorisinden toplam 300 TL devir borcu olduğunu varsayalım. Bir sonraki ay kiracımız sadece Doğalgaz borcunu ödemek istediğini belirterek 200 TL para göndermiştir. Kategorili sistem aktif olduğu için site yönetimi bu tahsilatı sadece Doğalgaz kategorisi altında gerçekleştirebilmektedir.

Kategori Alanının Doldurulması

Eğer devir bakiye alanını kategori ile dolduruyorsanız, her malik/kiracının kaydını bir alt satıra girerken her satırda kişi bilgilerinin aynı olmasına dikkat etmelisiniz. Aşağıdaki görselde yer alan kullanımlar hatalı ve doğru kullanımlara birer örnektir.

Kategori Alanını En Kolay Nasıl Doldurabilirim?

Her satırı tek tek aynı bilgiler ile doldurmak zaman kaybına neden olabilir. Bu sebeple dosyayı doldurmadan önce aşağıda belirttiğimiz şekilde ilerlemeniz hem doğru hem de hızlı bir şekilde dosyayı doldurmanızı sağlayacaktır.

Öncelikle tüm site sakinlerinin bir kategori ile verileri girilir.

Aşağıdaki örnekte tüm site sakinlerimizin aidat borçları ile birlikte verilerini girdik. Artık kişi bilgilerine herhangi bir ekleme ya da çıkarma yapmayacağımızdan eminiz.

Devir Bakiye

Kişilerinize ait detaylı devir bakiye bilgilerini bu sayfa üzerinden girebilirsiniz. Doldurulması zorunlu alanlar pembe ile belirtilmiş sütun başlıklarında yıldızlı olan alanlardır. Yıldızlı belirtilmemiş alanlar, eğer bu veri elinizde mevcutsa doldurulması zorunludur.

Belirlemiş olduğunuz devir tarihinde, kişilerinize ait devir bakiyelerini kategorili şekilde girebilir, gecikme tazminatı uygulanıp uygulanmayacağını belirtebilir ve hatta icralık bir bakiye ise bunu dosyaya doldurabilirsiniz.

Burada dikkat edilmesi gereken en önemli noktalardan biri ise, Borçlu sütununa yazacağınız kişi isimlerinin, dosyanın Apsiyon sayfasında yazmış olduğunuz kişi isimleriyle birebir uyuşması gerektiğidir. Bu sebeple, Apsiyon sayfasında yazdığınız kişi isimlerini kopyala yapıştır özelliğini kullanarak Borçlu sütun başlığına yazabilirsiniz.

Yine aynı şekilde, Blok ve Daire no sütun başlığına yazacağınız daire bilgilerinin, dosyanın Apsiyon sayfasında yazmış olduğunuz Blok ve Daire no bilgileriyle birebir uyuşması gerekmektedir. 

Dosyada bir diğer dikkat edilmesi gereken nokta ise, gireceğiniz bakiyelerin tek bir devir tarihine ait olması gerektiğidir. 

Dikkat edilmesi gereken noktaları belirttiğimize göre, doldurulması gereken örnek bir Devir bakiye sayfasına bakalım.

• Tarih; belirlemiş olduğunuz devir tarihini yazmanız gerekmektedir.
• Son ödeme tarihi; ilgili bakiyenin son ödeme tarihini yazmanız gerekmektedir.
• Borçlu; ilgili bakiyenin kime ait olduğunuzu yazmanız gerekmektedir.
• Blok; ilgili bakiyenin hangi bloğa ait olduğunu yazmanız gerekmektedir. Eğer sitenizde blok yoksa, boş bırakabilirsiniz.
• Daire No; ilgili bakiyenin hangi daireye ait olduğunu yazmanız gerekmektedir.
• Kategori; ilgili bakiyenin hangi kategoriye ait olduğunu yazmanız gerekmektedir. Eğer kategori kullanmayacaksanız, boş bırakabilirsiniz.
• Borç; ilgili bakiyenin borç tutarını girmeniz gerekmektedir. Kişinin alacağı varsa, borç sütunu boş bırakılmalıdır.
• Alacak; ilgili bakiyenin alacak tutarını girmeniz gerekmektedir. Kişinin borcu varsa, alacak sütunu boş bırakılmalıdır.
• Tazminatsız borç; ilgili bakiyenin gecikme tazminatı uygulanmayacak olan, yani gecikme tutarını yazmanız gerekmektedir.
• Açıklama; ilgili bakiyeye ait açıklama girebilirsiniz. Zorunlu alan değildir.
• Uygulansın; ilgili bakiyeye gecikme tazminatı uygulanıp uygulanmayacağını belirteceğiniz alandır. Uygulanmasını istiyorsanız Evet, uygulanmasını istemiyorsanız Hayır yazmanız gerekmektedir.
• Başlama tarihi; gecikme tazminatı uygulanmasını istediğiniz bakiye için, gecikme uygulanmaya başlanacak tarihi yazmanız gerekmektedir.
• Uygulama şekli; gecikme tazminatının uygulanma şeklini belirtmeniz gerekmektedir.
• Yüzde %; gecikme tazminatını uygulayacağınız yüzdeyi belirtmeniz gerekmektedir. %5 gecikme uygulanıyorsa, 5 yazılması yeterli olacaktır.
• Hesap tarihi; gecikme tazminatının günlük veya aylık olarak hesaplatılmaya hangi tarihte başlanacağını seçeceğiniz alandır. Tazminat tarihi olarak seçerseniz, başlama tarihi sütununda girmiş olduğunuz tarih baz alınarak gecikme hesaplanacaktır. Son ödeme tarihi olarak seçerseniz, son ödeme tarihi sütununda girmiş olduğunuz tarih baz alınarak gecikme hesaplanacaktır. Evrak tarihi olarak seçerseniz, tarih sütun başlığına girmiş olduğunuz tarih baz alınarak gecikme hesaplanacaktır.
• Takipte; ilgili bakiye icra takibindeyse Evet, icra takibinde değilse Hayır yazmanız gerekmektedir.
• İcraya verilme tarihi; ilgili bakiye icra takibindeyse, icraya verilme tarihini yazmanız gerekmektedir.
• Dosya numarası; ilgili bakiyenin icra dosya numarasını yazabileceğiniz alandır. Zorunlu değildir.

Kasa ve Banka Tanımları

Nakit ve Banka Kasalarınıza ilişkin tanımlamaları bu alan üzerinden yapabilirsiniz. Doldurulması gereken tek zorunlu alan Kasa Adı'dır.

Daha önce belirttiğimiz gibi, eğer site sakinleri için devir bakiyeleri girdiyseniz, aynı devir tarihini baz alarak kasa bakiyelerinizi de girebilirsiniz.

Bu noktada Borç sütunu kasanın içerisindeki bakiyeyi ifade etmektedir.

Gelir Tanımları

Gelir tanımları, sitenize ait olan gelirlerinizin tanımlandığı alandır. Belirlemiş olduğunuz devir tarihinde, gelir kalemlerinize ait bakiye bilgilerini "Alacak" sütun başlığına doldurabilirsiniz.

Gider Tanımları

Gider tanımları, sitenize ait yapmış olduğunuz giderlere yönelik tanımlamaları yapacağınız alandır. Belirlemiş olduğunuz devir tarihinde, gelir kalemlerinize ait bakiye bilgilerini "Borç" sütun başlığına doldurabilirsiniz. Bu gider tanımlarınızı herhangi bir grup altında takip etmek isterseniz "Grubu" sütun başlığını doldurmanız yeterli olacaktır. Bu sayede, sistemi kullanırken alacağınız raporlarda, grup bazında rapor alabilirsiniz.

Cari Tanımları

Bu alan içerisinde doldurulması gereken tek zorunlu alan "Firma Unvanı"dır. Carilerinizin size olan borcu için "Borç", sizden olan alacakları için ise "Alacakları" kısmını doldurmalısınız.

Dosya doldurma ile ilgili bütün sorularınız için musteri@apsiyon.com adresi veya müşterileştirme temsilciniz ile iletişime geçebilirsiniz.