Apsiyon’da, aidat gibi her ay düzenli olarak uyguladığınız ya da belirli tarihlerde daire sakinlerine yansıtmak istediğiniz borçlandırmaları, Otomatik Borçlandırma özelliği ile kolayca otomatikleştirebilirsiniz. Bu sayede her ay manuel işlem yapmanıza gerek kalmaz.

Kurulum için aşağıdaki yönergeleri takip edin:

Sol taraftaki menülerimizden Finans / Borçlandırma ve Tahsilat / Otomatik Borçlandırma sayfasına gelin.
Burada yer alan +Yeni Kayıt butonuna tıkladığınızda, yeni bir otomatik borçlandırma oluşturmak için gerekli parametreler karşınıza gelecektir.

Açılan ekranda, otomatik borçlandırma işlemini yapılandırmanız için iki ayrı menü ile karşılaşırsınız:

Otomatik Borçlandırma Parametreleri ve bu borçlandırmaya ait Evrak Parametreleri.

İlk olarak, Otomatik Borçlandırma menüsünde doldurmanız gereken parametreler sırasıyla şunlardır:

İsim: Borçlandırmaya vereceğiniz tanımlayıcı isimdir. Örneğin: 2025 Aidat Borçlandırması.

Aktif: Otomatik borçlandırmanın çalışabilmesi için bu kutucuğun işaretli olması gerekir.

Başlangıç Tarihi: Başlangıç tarihi itibariyle seçilen evrak tarihi günü geldiğinde borçlandırma yapılacaktır.

Otomatik borçlandırmayı 15 Mayıs tarihinde kurduğunuzu varsayalım. Ayrıca, 1 Haziran tarihinde manuel bir borçlandırma işlemi gerçekleştireceksiniz ve otomatik borçlandırmanın 1 Temmuz itibarıyla devreye girmesini istiyorsunuz.

Bu durumda, otomatik borçlandırmanın 1 Haziran tarihinde çalışmaması için Başlangıç Tarihi olarak 20 Haziran gibi ileri bir tarih seçmelisiniz. Çünkü başlangıç tarihi, evrak tarihi geldiğinde borçlandırmayı tetikler. Eğer 1 Haziran'dan önce bir tarih belirlemiş olsaydınız, sistem Haziran ayı için otomatik olarak borçlandırma işlemini gerçekleştirecekti.

Bitiş Tarihi: Borçlandırmanın sona ereceği tarihi seçin.

Aidat borçlandırması yapıyorsanız ve yılın son borçlandırması 1 Aralık tarihinde gerçekleşecekse, Bitiş Tarihi olarak Aralık ayı sonuna kadar bir tarih (örneğin 31.12.2025) seçebilirsiniz. Bu sayede sistem, 1 Aralık’taki son borçlandırmayı gerçekleştirdikten sonra işlemi otomatik olarak durdurur.

Kim Borçlandırılsın: Borcun hangi kişilere yansıtılacağını belirler. Varsa kiracılar, yoksa kat malikleri seçeneğiyle sistem, daireyi fiilen kullanan kişileri borçlandırır.

Boş Dairelere Dağıtılmasın: Giderin yalnızca kullanılan dairelere yansıtılması isteniyorsa bu seçenek işaretlenmelidir. Sistem, dairenin kullanım durumunu daire kartlarında yer alan Durumu parametresine göre değerlendirir.

Borçlandırma Türü: Yapılacak borcun ait olduğu gider hesabını seçin. Gerekirse, Gider Tanımları sayfasından yeni bir gider tanımı oluşturabilirsiniz.

Kategori: Borcun hangi evrak kategorisi altında işlem göreceğini belirtin. Yeni kategori tanımlamak isterseniz, Evrak Kategorileri sayfasından ekleme yapabilirsiniz.

Dairedeki Aidat Tutarını Kullan: Borçlandırma dağıtım şeklini “Dairelere Göre” olarak seçtiğinizde, her daireye farklı aidat tutarları yansıtabilirsiniz. Eğer Site / Daireler alanında tanımlı sabit aidat tutarlarının geçerli olmasını istiyorsanız, bu parametreyi aktif hale getirin. Sistem, otomatik olarak daire kartındaki aidat tutarını esas alır. Bu tutarda bir güncelleme yapılırsa, sonraki otomatik borçlandırmalar da güncellenen tutar üzerinden oluşturulur.

Borçlandırma Dağıtım Şekli Borcun, dairelere hangi kritere göre dağıtılacağını belirlemenizi sağlar.

Dağıtım şekillerinin detayları aşağıdaki gibidir:

Her Daireye Eşit Miktarda: Tüm dairelere aynı tutarda borç yansıtılır. Örneğin, 5.000 TL yazarsanız her daireye 5.000 TL tahakkuk edilir.

Daire Grubuna Göre: Daireleri grupladıysanız, her gruba farklı tutar uygulanır. Grup eklemek için buradaki makaleyi inceleyebilirsiniz.

Daire Tipine Göre: Daire tiplerine (örneğin 1+1, 2+1) göre farklı borçlandırma yapılabilir. Daire Tipi eklemek için buradaki makaleyi inceleyebilirsiniz.

Bloklara Göre: Daireleri bloklara ayırdıysanız, her bloğa özel borçlandırma yapılabilir. Blok eklemek için buradaki makaleyi inceleyebilirsiniz.

Dairelere Göre: Her daireye farklı tutarda aidat yansıtmak için kullanılır. Site / Daireler alanında tanımlı olan sabit aidat tutarları bu alana otomatik olarak gelir. Dairelere göre seçeneğini aktifleştirdiğinizde, sağ tarafta Excel ile Yükle butonu görünür ve toplu veri yüklemesi yapmanıza olanak tanır.

Tıkladığınızda verileri Excel dosyası ile içeri aktarmanıza olanak tanıyan bir yönlendirme ekranı açılır. 

Daire Listesi İndir butonuna tıkladığınızda, bilgisayarınıza güncel daire tutarlarının yer aldığı bir Excel dosyası indirilir. Bu dosyada sadece tutar alanlarını güncellemeniz yeterlidir. Hangi blok veya daireye ne kadar tutar yansıtılacaksa, ilgili satırda bu değeri güncelleyin ve dosyanızı kaydedin.


Ardından tekrar Apsiyon sayfasına dönün ve Dosya Seçin butonuna tıklayarak, güncellediğiniz Excel dosyasını seçin. Sistem, sütunları otomatik olarak eşleştirecektir. Son olarak Gönder butonuna tıklayarak, otomatik borçlandırmadaki tutarları toplu şekilde güncelleyebilirsiniz. 

Eğer ki tüm tutarları belirli bir oranda artırmak ya da azaltmak istiyorsanız, sağ tarafta yer alan Toplu Düzenleme alanını kullanmanız daha pratiktir.

Belirli bir miktar ekleme veya çıkarma yapmak için, orta alana fark tutarını yazın ve yanındaki + ya da – butonuna tıklayarak tüm tutarlara aynı değeri topluca ekleyebilir ya da çıkarabilirsiniz.

Altında yer alan alandan tüm tutarları belirli bir yüzde oranında artırabilir veya azaltabilirsiniz. Ayrıca, sistemin tutarları otomatik olarak en yakın 10’luk, 1’lik, 0.1’lik veya 0.01’lik değerlere yuvarlamasını sağlayabilirsiniz. Böylece hem zam uygulaması yapabilir hem de daha düzenli tutarlarla ilerleyebilirsiniz. 

İşletme Projesi Giderlerini Dağıt: Finans / İşletme Projesi alanında kaydettiğiniz aktif işletme bütçesindeki giderleri hesaplayıp dağıtır. Butona tıkladığınızda oranlar görüntülenir.

İşletme Projesinde Belirlenen Aidatı Dağıt: Finans / İşletme Projesi alanında belirttiğiniz aidat gelirini hesaplayıp dağıtır. Butona tıklayınca oranlar gösterilir.

Brüt Metrekareye Göre: Metrekare başına düşen aidat tutarını girerek, tüm dairelere aynı katsayıyla dağıtım yapabilirsiniz. Örneğin, metrekare başı 20 TL ise, 100 m² olan daireye 2.000 TL aidat yansır.

Net Metrekareye Göre: Metrekare başı tutarı belirleyerek, net metrekareye göre dağıtım yapılır. Örneğin, metrekare başı 10 TL ise, 70 m² daireye 700 TL aidat yansıtılır.

Arsa Payına Göre: Arsa payı başına düşen tutar girilerek aidat dağıtılır. Örnek: Arsa payı 150 olan daireye, birim 30 TL üzerinden 4.500 TL aidat yansıtılır.

Blok, Daire Tipi, Daire Grubu, Dairelere Göre, Metrekareye Göre ve Arsa Payına Göre dağıtımların tamamı, Site / Daireler alanında her daire kartı içinde yer alır. Bu dağıtım türlerine ilişkin blok, daire tipi ve daire grubu tanımlamaları ise Tanımlar menüsünden yapılmaktadır.

Açıklama: Otomatik borçlandırma için açıklama girin. Eğer açıklama boş bırakılırsa, sistem otomatik olarak yıl ve dönemi (örneğin “2025-Temmuz”) oluşturacaktır.

Otomatik Borçlandırma sekmesindeki işlemlerin ardından, oluşacak borç makbuzlarının tarih ve tazminat gibi detaylarının belirleneceği Evrak Parametreleri alanına geçin.

Karşınıza gelen Evrak Parametreleri sırasıyla:

1000 TL’lik bir borç için %5 oranında gecikme tazminatı uygulanıyorsa, toplam tazminat tutarı 50 TL’dir.

Aylık uygulama seçildiyse: Borç yalnızca 1 gün gecikse bile sistem, doğrudan 50 TL tazminatı borçlandırır.

Günlük uygulama seçildiyse: 50 TL, 30 güne bölünerek günlük 1,67 TL olarak hesaplanır ve borç ne kadar gün gecikirse o oranda tazminat uygulanır. Örneğin, borç 10 gün gecikirse, 10 × 1,67 TL = 16,70 TL yansıtılır.

Kısmi ödeme yapılırsa, sistem kalan ana para üzerinden aynı oranla hesaplama yaparak tazminat uygulamaya devam eder.

1 Temmuz'da yansıtılan, 15 Temmuz son ödeme tarihine sahip ve tazminat başlama tarihi 16 Temmuz olan 1000 TL’lik bir borç için; 16 Temmuz tarihine geldiğimizde;

Evrak Tarihi seçilirse → 16 günlük tazminat (1–16 Temmuz) 
Son Ödeme Tarihi seçilirse → 2 günlük tazminat (15-16 Temmuz) 
Tazminat Başlama Tarihi seçilirse → 1 günlük tazminat (sadece 16 Temmuz)