Apsiyon'da bir kat malik/kiracıyı ikinci bir daireye eklerken sık yapılan hatalardan birisi, mevut kişiye ikinci daireyi tanımlamayıp, ikinci daire için yeni bir kişi açmaktır. İşlem bu şekilde yapıldığı zaman tek bir kişiden takip edilememektedir. Bu durum Mükerrer kayıtlara ve hatalı tahsilata yol açabilmektedir.
Yaşanan bu durumun çözmek için, birden fazla oluşturulan kişi kayıtlarını birleştirmeniz gerekmektedir. İşlem adımları için aşağıdaki yönergeleri takip edin.
Kredi kartı entegrasyonunuz var ise, bu işleme başlamadan önce Tanımlar / Kasa ve Banka Tanımı alanından kredi kartı entegrasyonunuzu kapatın. Aksi taktirde otomatik ödeme talimatı olan sakinlerinizin talimatları devreye girebilir.Örnekte görüneceği üzere, projede, Enes Aral isimli kayıtların ikisi de farklı dairelerde tanımlı. Kişinin malik veya kiracı olduğu daire sayısı kaç olursa olsun, kişi bir kez kayıt edilmelidir.
Birebir aynı isimli kayıtlardan hangisinin tek dairede kayıtlı olduğunu tespit etmek için iki kayıttan birisinin “Kişi” butonuna tıklayıp kişi kartı içerisinden “Daireler” kısmını kontrol edin.
Tek bir dairede kayıtlı Enes Aral isimli kişiyi tespit ettikten sonra Genel Bilgiler alanından kişinin adının sonuna ayırt edici bir işaret ekleyin. Örnek olarak “Enes Aral DEĞİŞECEK” şeklinde düzenleyin.
Gerekli düzenlemeyi yaptıktan sonra, sonunda işaret konulmayan Enes Aral isimli kişiyi, ekli olmadığı diğer kişinin kaydedildiği daireye aynı tip ve aynı tarih ile kayıt edin. Çünkü bu işlemden sonra eski evrakları aktaracaksınız.
Gerekli tüm işlemleri yaptıktan sonra, sonuna “DEĞİŞECEK” şeklinde ayrıştırıcı bir işaret konulan kişinin tüm finansal evraklarını asıl kişimize ve dairesine toplu güncelleme yöntemi ile aktarımı kalıyor.
Finans / Borçlandırma ve Tahsilat / Borç Makbuzu sayfasına gelerek “Borçlu” kısmına sonuna ayrıştırıcı işaret koyduğumuz kişiyi yazarak tüm borç dökümlerini listeleyin. Tüm evrakları seçip Toplu Güncelle butonuna tıklayıp;
Borçlu ve Daire parametrelerini aktifleştirip gerekli güncellemeyi yaparak asıl kişiye aktarın.
Borç makbuzlarında yapılan işlemi birebir aynı şekilde Finans / Borçlandırma ve Tahsilat / Tahsilat Makbuzları alanına gelip gerekli filtrelemeleri yaparak tüm evrakları seçip Toplu Güncelle butonuna tıklayın.
Borçlu ve Daire parametrelerini aktifleştirip gerekli güncellemeyi yaparak asıl kişiye aktarın.
Tüm evrakları asıl kişimize aktardıktan sonra Site / Daireler alanından ilgili daireye gelerek daire ile ilişkili kişiler kısmından “Enes Aral DEĞİŞECEK” şeklinde güncellediğimiz kişiyi daireden silin.
Daireden silinen kişiyi Site / Kişiler alanından da filtreleme yöntemi ile tespit ederek silin.
Silme işlemi esnasında hata alıyorsanız, Enes Aral Değişecek isimli kişinin üzerinde, henüz taşınmayan finansal evrak olduğu anlamına gelir. Böyle bir durumda, hesaplar arası virman alanında bu kişiye ait bir işlem olup olmadığını kontrol edin
İletilen adımları takip ederek Apsiyon'da kişi birleştirme işlemini tamamlayabilirsiniz.