Apsiyon'da site sakinleri tarafından iletilen her türlü istek, şikayet ve arıza bildiriminin takibini, İş Takibi modülü ile rahatlıkla yapabilirsiniz. Gelen iş taleplerini personellerinize atayabilir, site sakini ile mesajlaşabilir, iş tamamlandıktan sonra site sakinine yapılan işe istinaden anket gönderebilirsiniz. Tüm tanımlamaları yapmak için ilgili makalemizden destek alabilirsiniz. İş takip kaydı oluşturmaya dair detaylar için, aşağıdaki yönergeleri takip edin.

Sol taraftaki menülerimizden Teknik / İş Takibi / İş Takip Kayıtlar alanına gelin. Karşınıza, tüm iş takip kayıtları gelecektir. Buradan site sakinlerinin oluşturduğu kayıtları görebilir, iş atamalarını ve güncellemelerini yapabilirsiniz.

Site sakininin yönetime ilettiği bir iş takip kaydı üzerinden işlem yapmak için mevcut talebi açın.

Talep içerisindeki parametreler aşağıdaki gibidir;

No: İş takip kaydının sıra numarası.

Tarih*: İş takip kaydının oluşturma tarihi.

Konu*: İş takip kaydının konusu.

İlgili Kişi*: İş takip kaydını oluşturan kişi.

Daire: İş takibi oluşturan kişinin dairesi.

İletim Yöntemi: Bu talebin nasıl iletildiği. Apsiyon üzerinden, telefonla, yüz yüze vb.

İstek Tipi: İsteğin tipi. Arıza, öneri, bilgi vb.

İlgili Departman*: İş takip kaydını ilgilendiren departman. Teknik / İş Takibi / Departmanlar alanından oluşturulmaktadır.

Talep Tipi: İş takip kaydını ilgilendiren talep tipi. Teknik / İş Takibi / Talep Tipleri alanından oluşturulmaktadır.

Alt Talep Tipi: İş takip kaydını ilgilendiren talep tipinin alt kırılımı. Teknik / İş Takibi / Talep Tipleri alanından oluşturulmaktadır.

İlgili Personel: İş takip kaydı ile ilgilenen personel. Site / Personel alanındaki personeller listelenir.

İlgili Alan: İş takip kaydı ile ilgili alan.

Arıza Kaydı: İş takip kaydı, bakım onarım modülü ile ilişkiliyse ilgili arıza kaydını seçin.

Öncelik: İş takip kaydının öncelik durumunu seçin. Yüksek, orta, çok yüksek vb.

Durum: İş takip kaydının ne durumda olduğunu belirtin, güncellemeleri yapın. Tamamlandı, inceleniyor, kapsam dışı vb.

Randevu Tarihi: İş takip kaydı ile ilgili bir randevu verildiyse, o tarihi seçin.

Termin Tarihi: İş takip kaydının tamamlanması için termin tarihi verildiyse, seçin. 

Teknik / İş Takibi / Parametreler alanından kurulan hatırlatıcılar buradaki Termin Tarihini referans alır.

Tamamlanma Tarihi: İş takip kaydının tamamlanma süresi. Tamamlandı olarak güncellendiğinde oluşturan site sakinine işin tamamlandığına dair bildirim gider ve Anket Gönder butonu aktifleşir. Memnuniyet anketi gönderebilirsiniz.

Açıklama: Site sakininin iş takip kaydına yazdığı açıklama.

Site sakini size telefonla arayıp şikayetini belirttiği durumlarda, yine Teknik / İş Takibi / İş Takip Kayıtlar alanına gelip Yeni Kayıt butonuna tıklayarak ilgili alanları sizin manuel doldurmanız gerekmektedir.

İş takip parametrelerini işledikten sonra, İş Takibi / Görev Atamaları sekmesine geçin.

Bu alanda Yeni Satır Ekle butonuna tıklayarak açılacak satırda, iş atamasını gerçekleştireceğiniz personeli, ona olan mesajınızı ve atama zamanını belirtin.

Site / Personel alanında ilgili personelin mail adresi ve telefon numarasına, atama gerçekleştiğinde bir bildirim gider.

Atama işleminin ardından Mesaj Geçmişi alanına geçerek site sakinine bir mesaj gönderebilirsiniz.

Site sakinine, Cevapla butonuna tıklayarak mesajı iletebilirsiniz. 

Site sakininin iletişim adreslerine detay gidecek, mobil uygulaması yüklüyse, mesaj geldiğine dair bildirim gidecek ve size cevap verebilecektir.

İlgili Görseller alanına gelerek, site sakininin size konuyu daha detaylı açıklamak için eklediği görselleri görüntüleyebilirsiniz.

Dosya Ekle butonuna tıklayarak siz de bir görsel ekleyebilirsiniz. Sağ tarafta yer alan ok işareti ikonuna tıklayarak görselin tam halini açabilirsiniz. Sağ üstte yer alan ataç butonuna tıklayarak görselin detayını görebilir, indirebilir ve e-posta yoluyla gönderebilirsiniz.

İlgili iş takip kaydıyla ilgili bazı ekipmanlar, malzemeler alabilirsiniz. Bunun için Masraflar sekmesine geçerek yapılan masrafları kaydedebilirsiniz.

Yeni Satır Ekle butonuna tıklayarak masraf kalemlerini yazabilirsiniz.

Girilen masraflar herhangi bir kasa giriş-çıkış işlemi değildir. Yalnızca yapılan masrafı kayıt altında tutmak içindir.

Tamamlandı olarak güncellenen işler için site sakininize anket gönderebilirsiniz. Mail olarak site sakinine gidecektir. Yanıtladığı ankete dair detaylar için de Anket Cevabı alanını açın.

Yapılan tüm iş takiplerinin durumunu, genel olarak tek tek içerisine girmeden inceleyebilmek için Kanban (Sürükle-Bırak) tablo şeklinde bir kontrol sağlayabilirsiniz.

Sol taraftaki menülerimizden Teknik / İş Takibi / İş Takip Panosu butonuna tıklayın. Karşınıza, iş takibinin tüm durumlarının yer aldığı sütun başlıkları gelecek, durumlara kayıtlı talepler de altında listelenecektir.

Filtreleme alanıyla, görmek istemediğiniz durumların üzerine tıklayarak filtreden çıkarabilirsiniz.

İş takip kaydının sağ üst tarafında yer alan butona tıkladığınızda iş takip kaydının serüvenini görebilirsiniz.

İş Takip Kayıtlarının altında bulunan + butonuna tıklayarak personel seçimi yapabilirsiniz. Buradan yaptığınız seçim, iş takibinin İlgili Personel alanını güncelleyecektir.

Konu ile ilgili herhangi bir sorunuz olması durumunda 0216 911 87 77 3-3 tuşlayarak, destek@apsiyon.com‘dan veya Canlı Destek alanından Destek Ekibi ile görüşebilirsiniz.